sekretaris profesional

SEKRETARIS PROFESIONAL

A.     Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang bertugas membantu meringankan serta menyelesaikan tugas pimpinan.

B.     Kriteria Sekretaris

Sekretaris yang professional memiliki kriteria sebagai berikut :

1.      Kesabaran

Dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, seorang sekretaris harus sabar. Hal ini perlu diterapkan supaya hasil pekerjaan yang telah dikerjakan akan memuaskan dan tidak bekerja ulang.

2.      Ketekunan

Tidak hanya penampilan yang cantik dan menarik yang diperhatikan pada seorang sekretaris, yang paling utama yang harus diperhatikan yaitu ketekunan yang dimilikinya karena tugas seorang sekretaris cukup banyak dan membutuhkan pikiran yang kreatif. Apabila tidak memiliki ketekunan yang lebih, maka tidak akan bisa menjadi sekretaris professional meskipun cantik dan menarik.

3.      Disiplin

Disiplin dalam hal apapun, seperti :

a.    Disiplin dalam berpakaian

Seorang sekretaris harus berpakaian rapi dan sopan.

b.   Disiplin dalam mengerjakan tugas

                 Di Meja sekretaris harus tertata rapi, tidak boleh berantakan walaupun banyak kertas atau tugas yang harus diselesaikan.

c.    Disiplin mengenai waktu

                 Sekretaris hadir setiap hari, tepat waktu. Tidak hanya kehadirannya saja, apabila diberi tugas oleh pimpinan maka seorang sekretaris langsung mengerjakannya tanpa menunda.

d.    Bertanggung Jawab

                 Sekretaris bertanggung jawab terhadap semua pekerjaan yang diberikan seorang pimpinan.

e.    Menguasai berbagai bahasa

                 Tidak hanya bahasa Indonesia, bahasa asing pun harus dikuasai seperti bahasa Inggirs, bahasa Mandarin. Penguasaan bahasa asing tersebut perlu dipelajari karena sekretaris tidak hanya melakukan komunikasi dengan orang dalam negeri. Contoh : sewaktu-waktu seorang sekretaris diminta pimpinannya bertemu dengan seseorang yang berasal dari luar negeri atau berkomunikasi dengan orang luar negeri secara tidak langsung/langsung maka apa yang disampaikan oleh orang luar negeri tersebut harus dipahami oleh seorang sekretaris.

f.     Pandai menjaga rahasia

                 Sekretaris merupakan tangan kanan pimpinan. Artinya, orang yang dipercaya oleh pimpinan. Apapun yang terjadi pada perusahaan maupun yang menyangkut pribadi pimpinannya yang sifatnya tidak boleh diketahui oleh orang lain, disitulah peran sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan untuk menjaga rahasia tersebut.

g.    Menguasai teknologi

                 Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi yang digunakan disuatu perusahaan semakin bertambah dan modern. Berbeda dengan zaman dahulu yang menggunakan tenaga manusia. Kini lebih cepat serta lebih praktis menggunakan mesin untuk mempermudah dan mempercepat menyelesaikan pekerjaan.

C.     Tugas sekretaris

1.      Menerima dan melayani telepon serta menelepone kembali

Tugas sekretaris yang sering dijumpai yaitu menerima dan melayani telepon dari pihak instansi lain. Apa yang disampaikan oleh pihak tersebut kemudian sekretaris mencatatnya untuk disampaikan kepada orang yang dituju. Misalnya dari pihak tersebut meminta pimpinan dari sekretaris untuk menghadiri acara yang diadakan oleh pihak instansi tersebut. Sekretaris langsung menyampaikan kepada pimpinannya. Kemudian sekretaris akan menelepon kembali kepada pihak instansi tersebut untuk mengkonfirmasi atas acara yang akan dihadiri oleh pimpinan.

2.      Menata dan menyimpan arsip/surat

Sekretaris harus menata surat dengan rapi , teratur dan disimpan di filling cabinet atau tempat yang disediakan. Surat yang harus ditata serta disimpan terdiri dari 2 macam, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk atau surat yang didapat dari instansi lain juga harus disimpan sebagai bukti otentik bahwa perusahaan ini telah menerima dari perusahaan lain. Penyimpanannya harus diurutkan berdasarkan waktu penerimaan. Surat keluar atau surat yang dikirimkan diluar kantor, kepada perusahaan lain sebagai balasan surat yang telah diterimanya atau untuk memberikan informasi penting. Surat yang dikirim harus dicacat dibuku agenda surat supaya mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan instansi tersebut.

3.      Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan

Contoh : membuat surat untuk kerjasama kepada perusahaan lain agar saling menguntungkan bagi kedua perusahaan.

4.      Menyiapkan segala sesuatu untuk rapat

a.       Menyiapkan buku tamu, untuk mecatat tamu yang hadir

b.      Menyiapkan makanan ringan, untuk suguhan tamu

c.       Materi yang akan dibahas dalam rapat terdiri dari power point, cara menyampaikan.

d.      Lighting, supaya pencahayaannya tidak mengganggu aktivitas rapat

e.       Sound system, agar pembicaraan lebih jelas dan mudah dipahami oleh orang yang mendengarkan

f.        Papan tulis, untuk menulis jika ada ucapan yang kurang jelas

g.       Layout

5.      Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

Terdiri dari : menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas,pemesanan tiket, booking tempat penginapan.