MAKALAH KESEKRETARISAN
PERALATAN KANTOR
oleh
Azmi
Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa
karena atas segala rahmat,petunjuk,
dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.
Pada kesempatan ini
kami sebagai penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Winarko selaku guru
pendamping yang telah memberikan tugas dan ajarannya selama berada di sekolah. Dan juga orang tua Kami yang telah memberi
semangat yang tak lelah untuk menyelesaikan tugas ini. Semoga Tuhan mencurahkan
segala Rahmat dan Hidayah-Nya kepada mereka.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya serta pembaca pada untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang Perlengkapan Perkantoran
Demikian makalah ini kami susun. Apabila ada
beberapa kata atau makna yang salah . oleh karena itu dimohon kritik dan saran
yang membangun. Terima Kasih.
Surabaya , Januari
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL…………………………………………………………. i
KATA
PENGANTAR…………….………………………….…………......... ii
DAFTAR
ISI………………………………………………………………….. iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang……………………………………………...………
iv
B. Rumusan
Masalah…………………………………………………. iv
C. Tujuan……………………………………………………………… iv
D. Manfaat................................................................................................... iv
BAB II PEMBAHASAN
A. pengertian perlengkapan kantor
B. macam-macam peralatan kantor
C macam-macam mesin kantor
D pemeliharaan dan perawatan umum mesin kantor
BAB III
Kesimpulan
Daftar Pustaka
Catatan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pekerjaan
kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta
menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam
hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya,
tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu
ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja
mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi
tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang
penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan
kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah
maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap
kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor
beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang
peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam
pemanfaatan perlengkapan kantor.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah yang
dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2. Apa saja
jenis-jenis perlengkapan kantor?
3. Apa keunggulan
dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4. Apa pengertian dan
tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengidentifikasi
jenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengidentifikasi
keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui
pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
1.4 Manfaat
1. Mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat
penggunaan perlengkapan kantor
4. Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi
peralatan kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor
adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor
sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan
memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat
dicapai secara efektif dan efisien.
Kegunaan
perlengkapan kantor yaitu:
1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
2. Mempermudah dan mempercepat proses
pelaksanaan kegiatan kantor
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik,
dan memuaskan
4. Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.
B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR
Perlengkapan kantor
mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak
bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
1. Barang bergerak
dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya
dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu
tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.
Misalnya:
⇛ kertas : media
utama untuk menulis, mencetak
serta melukis dan banyak kegunaan lain yang
dapat dilakukan dengan kertas
misalnya kertas pembersih (tissue) yang
digunakan
untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.
⇛ bulpen : adalah
alat tulis tidak perlu ditekan ketika menulis.
Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena
dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.
⇛ stepless : potongan logam berbentuk U yg digunakan
untuk menjepit kertas; pengisi stapler
⇛ penghapus : karet
lembut yang mampu menghilangkan
tanda yang dihasilkan dengan pensil.
⇛ pensil : alat tulisdan lukis yang awalnya
terbuat dari grafit murni.
⇛ Tinta : bahan berwarna yang mengandung
pigmen warna yang digunakan untuk mewarnai
suatu permukaan.
⇛ stabilo : mempertegas isi dan arti tulisan tersebut
sehingga pembaca diarahan untuk lebih focus
pada tulisan.
⇛ spidol : Alat tulis yang sering digunakan untuk
keperluan khusus atau menggambar.
Memiliki tinta khusus yang mengandung
Alkohol disimpan dalam sejenis busa yang
dapat menguap jika terpapar udara terus menerus.
⇛ lem : bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat
Merekatkan 2 benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari
bagian tumbuhan atau hewan, maupun bahan kimia
⇛ isolasi : perlindungan
atau penyekatan terhadap suhu,
suara,
atau tegangan listrik. Isolasi suhu
biasanya
merupakan bahan-bahan
yang
banyak berpori, misalnya gabus,
asbes, dan softboard.
⇛ Correction pen :
alat untuk menghapus coretan
yang berasal dari tinta
b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang
dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.
Misalnya:
⇛ penggaris : sebuah alat pengukur
dan
alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus.
⇛ stapler : alat untuk menyatukan
sejumlah kertas
dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk
huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas
bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.
⇛ filling cabinet : lemari untuk menyimpan arsip.
⇛ remover : alat untuk membuka stapless
⇛ paper clip : alat untuk untuk menyatukan
dua lembar kertas atau lebih
berdasarkan
prinsip tekanan . Kertas yang dijepit dengan
klip bisa mudah dilepas lagi.
⇛ perforator : suatu alat pengaman dokumen/
alat pencetak yang menghasilkan
lubang-lubang kecil berdiameter
C MACAM – MACAM MESIN
KANTOR
1. Menurut Tenaga
Penggeraknya
a. Mesin
manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b. Mesin listrik,
yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
2. Menurut Cara
Kerja dan Komponen Mesinnya
a. Mesin
mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
b. Mesin
elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
3. Menurut
Fungsinya
a. Mesin
untuk mencatat
· Mesin
tulis
· Mesin
dikte
· Mesin
penomor
· Asahan
pensil
· Mesin
pencetak perangko
· Stempel
· Mesin
pencatat uang kas
· Mesin
pencatat waktu (Time Recorder)
· Mesin
perekan gambar / suara
· Scanner
· Mesin
penulis nominal cek
· Mesin
pencatat kehadiran
· Alat
penghitung
b. Mesin untuk
menghimpun
· Pembuka
surat
· Mesin
penjilid
· Hechtmachine
· Pemotong
kertas
· Stepler
· Perforator
· Stapler
remover
c. Mesin
untuk mengolah
· Mesin
jumlah
· Mesin
hitung
· Mesin
penghitung uang
· Mesin
validasi keaslian uang
· Timbangan
elektronik
· Mesin
timbangan surat
· Komputer
d. Mesin untuk
menggandakan
· Mesin
stensil (Stencil Duplicator)
· Mesin
stensil spiritus (Spirit Duplicator)
· Mesin
fotocopy
· Risograph
· Mesin
perekam sheet
· Mesin
cetak (Offset)
· Printer
· Electronik
copy board
e. Mesin
untuk mengirim
· Telepon
· Interphone
· Teleprinter
· Faxsimile
/ telecopier
· Modem
(modulator demodulator)
· Mesin
presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
· Telefoto
· Handy
Talky (HT)
· PMBX
/ PABX (Switch Board)
· Handphone
f. Mesin
untuk menyimpan
· Mikrofilm
· Mesin
penghancur kertas
· Pelubang
ketas (perforator)
· Fire
Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)
· Mobile
Filling System
· Flopy
disk
· Hard
disk
· Compact
disk
· Flash
disk
· Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok
mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:
a. Mesin
Pengaman
· CCTV
(Close Circuit Television)
· Pengaman
data
· Mesin
penyimpan uang (brankas)
· Peti
uang (Cash box)
· Micro
film
· Mesin
laminating
· Alarm
· ATM
b. Mesin Penyaman
· Kipas
angin (FAN)
· Air
Conditioner (AC)
· Loudspeaker
· Electronic
Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
· Air
Curtain (Tirai Udara)
· Vacum
Cleaner
D PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
UMUM MESIN KANTOR
1. Pemeliharaan dan
Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu:
a. Barang –
barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
b. Memperpanjang
umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c. Menghindari
kehilangan karena terkontrok terus.
d. Menghindari
penyimpanan yang tidak teratur.
e. Dengan
terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2. Macam – Macam
Pemeliharaan atau Perawatan Barang
a. Menurut
kurun waktu
· Pemeliharaan
sehari – hari
· Pemeliharaan
berkala
· Barang
bergerak
· Barang
tidak bergerak
3. Cara
Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
a. Selalu
membersihkan barang secara teratur
b. Selalu
memperbaiki barang yang rusak
c. Memperhatikan
cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan
kode masing – masing
d. Selalu menyimpan
kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan
benar
e. Selalu
mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan
pemakaiannya
4. Pemeliharaan
Mesin – Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh
dalam tiga cara sebagai berikut:
a. Kontrak
pemeliharaan
b. Servis
perorangan
c. Servis
kantor (company operated service)
5. Langkah –
Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
a. Mesin Tik
Manual
· Bersihkan
semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap
halus
· Bersihkan
jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
· Periksa
semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal
· Bersihkan
penggulung kertas dengan membuka tutup silinder
· Apabila
dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik
· Periksa
pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
· Apabila
menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila
penghapus itu sudah benar – benar mengering
b. Mesin Tik
Elektrik
· Bersihkan
mesin tik sebelum mulai mengetik
· Periksa
dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
· Sebelum
mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
· Cara
menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau
jumlah lembaran kertas yang akan diketik
· Tenaga
yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
· Apabila
dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
· Tutuplah
mesin dengan menggunakan penutup mesin
c. Mesin
Pelubang Kertas
· Bersihkan
lubang setiap saat
· Pakailah
sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan
pisau pelubang dapat lancar bergerak
· Bukalah
penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada
didalam sudah penuh
· Masukkan
warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin
pelubang kertas
d. Mesin Penomor
· Bersihkan
bak tinta
· Bersihkan
indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak
· Silinder
angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
· Bibir
nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan
tidak mengotori kertas
e. Mesin
Penjepret Kertas
· Bersihkan
penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur
dan perut kawat jepret
· Apabila
dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas
· Pakailah
untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
f. Mesin
Pemotong Kertas
· Bersihkan
mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat
· Minyakilah
mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan
· Pergunakan
mesin sesuai kemampuannya
g. Mesin Stensil
Manual
· Bersihkan
body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
· Bersihkan
baki kertas dan baki penadah
· Bersihkan
pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir
sebelah kanan dan kiri
· Bersihkan
semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan
h. Mesin Stensil
Elektrik
· Bersihkan
body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang
bersih
· Bersihkan
baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
· Cabutlah
steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin
dalam posisi off
· Bersihkan
bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
· Pada
tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang
lunak
· Tutuplah
mesin setelah selesai menyetensil
BAB III
PENUTUP
3.1
Simpulan
Berdasarkan
pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam
berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan
beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor.
daftar pustaka
http://margadefitama14.blogspot.com/2014/12/makalah-perlengkapan-kantor-dan.html
