makalah peralatan kantor

MAKALAH KESEKRETARISAN

PERALATAN KANTOR

oleh

Azmi

           Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas  segala rahmat,petunjuk, dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.

Pada kesempatan ini kami sebagai penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Winarko selaku guru pendamping yang telah memberikan tugas dan ajarannya selama berada di sekolah. Dan juga orang tua Kami yang telah memberi semangat yang tak lelah untuk menyelesaikan tugas ini. Semoga Tuhan mencurahkan segala Rahmat dan Hidayah-Nya kepada mereka.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya serta pembaca pada  untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang Perlengkapan Perkantoran

 Demikian makalah ini kami susun. Apabila ada beberapa kata atau makna yang salah . oleh karena itu dimohon kritik dan saran yang membangun. Terima Kasih.

Surabaya ,  Januari 

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………….     i

KATA PENGANTAR…………….………………………….………….........      ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………..  iii

BAB I PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang……………………………………………...………           iv

B.  Rumusan Masalah………………………………………………….            iv

C.  Tujuan………………………………………………………………           iv

D. Manfaat...................................................................................................       iv

           

BAB II  PEMBAHASAN

            A. pengertian perlengkapan kantor

            B. macam-macam peralatan kantor

            C macam-macam mesin kantor

            D pemeliharaan dan perawatan umum mesin kantor

BAB III

Kesimpulan

Daftar Pustaka

Catatan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

     Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.

      Perlengkapan  kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.

      Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?

2.      Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?

3.      Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?

4.      Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

1.3 Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor

2.      Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor

3.      Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.      Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1.4 Manfaat

1.      Mengetahui pengertian perlengkapan kantor

2.      Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor

3.      Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.      Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1.            Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor

2.            Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

3.            Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan

4.            Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

 Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.   Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.       Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya:

⇛ kertas : media utama untuk menulis, mencetak

serta melukis dan banyak kegunaan lain yang

dapat dilakukan dengan kertas

misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan

untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.

⇛ bulpen : adalah alat tulis tidak perlu ditekan ketika menulis.

                Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena

                dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.

⇛ stepless : potongan logam berbentuk U yg digunakan

                 untuk menjepit kertas; pengisi stapler

⇛ penghapus : karet lembut yang mampu menghilangkan

tanda yang dihasilkan dengan pensil.

⇛ pensil : alat tulisdan lukis yang awalnya

  terbuat dari grafit murni.

⇛ Tinta : bahan berwarna yang mengandung

pigmen warna yang digunakan untuk mewarnai

suatu permukaan.

⇛ stabilo : mempertegas isi dan arti tulisan tersebut

 sehingga pembaca diarahan untuk lebih focus

  pada tulisan.

⇛ spidol : Alat tulis yang  sering digunakan untuk

keperluan khusus atau menggambar. 

Memiliki tinta khusus yang mengandung

Alkohol disimpan dalam sejenis busa yang

dapat menguap jika terpapar udara terus menerus.

⇛ lem : bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat

Merekatkan 2 benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari

bagian tumbuhan atau hewan, maupun bahan kimia

dari minyak.

⇛ isolasi : perlindungan atau penyekatan terhadap suhu,

 suara, atau tegangan listrik. Isolasi suhu

 biasanya merupakan bahan-bahan

  yang banyak berpori, misalnya gabus,

asbes, dan softboard.

⇛ Correction pen : alat untuk menghapus coretan

                                yang berasal dari tinta

b.      Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya:

⇛ penggaris     : sebuah alat pengukur dan

alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus.

⇛ stapler :  alat untuk menyatukan sejumlah kertas

dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk

huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas

bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.

⇛ filling cabinet : lemari untuk menyimpan arsip.

 ⇛ remover : alat untuk membuka stapless

 ⇛ paper clip     :  alat untuk untuk menyatukan

  dua lembar kertas atau lebih berdasarkan

prinsip tekanan . Kertas yang dijepit dengan

klip bisa mudah dilepas lagi.

⇛ perforator : suatu alat pengaman dokumen/

alat pencetak yang menghasilkan

lubang-lubang kecil berdiameter

C    MACAM – MACAM MESIN KANTOR

1.      Menurut Tenaga Penggeraknya

a.       Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

b.      Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

2.      Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

a.       Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

b.      Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

3.      Menurut Fungsinya

a.       Mesin untuk mencatat

·         Mesin tulis

·         Mesin dikte

·         Mesin penomor

·         Asahan pensil

·         Mesin pencetak perangko

·         Stempel

·         Mesin pencatat uang kas

·         Mesin pencatat waktu (Time Recorder)

·         Mesin perekan gambar / suara

·         Scanner

·         Mesin penulis nominal cek

·         Mesin pencatat kehadiran

·         Alat penghitung

b.      Mesin untuk menghimpun

·         Pembuka surat

·         Mesin penjilid

·         Hechtmachine

·         Pemotong kertas

·         Stepler

·         Perforator

·         Stapler remover

c.       Mesin untuk mengolah

·         Mesin jumlah

·         Mesin hitung

·         Mesin penghitung uang

·         Mesin validasi keaslian uang

·         Timbangan elektronik

·         Mesin timbangan surat

·         Komputer

d.      Mesin untuk menggandakan

·         Mesin stensil (Stencil Duplicator)

·         Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)

·         Mesin fotocopy

·         Risograph

·         Mesin perekam sheet

·         Mesin cetak (Offset)

·         Printer

·         Electronik copy board

e.       Mesin untuk mengirim

·         Telepon

·         Interphone

·         Teleprinter

·         Faxsimile / telecopier

·         Modem (modulator demodulator)

·         Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)

·         Telefoto

·         Handy Talky (HT)

·         PMBX / PABX (Switch Board)

·         Handphone

f.       Mesin untuk menyimpan

·         Mikrofilm

·         Mesin penghancur kertas

·         Pelubang ketas (perforator)

·         Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)

·         Mobile Filling System

·         Flopy disk

·         Hard disk

·         Compact disk

·         Flash disk

·         Komputer

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:

a.       Mesin Pengaman

·         CCTV (Close Circuit Television)

·         Pengaman data

·         Mesin penyimpan uang (brankas)

·         Peti uang (Cash box)

·         Micro film

·         Mesin laminating

·         Alarm

·         ATM

b.      Mesin Penyaman

·         Kipas angin (FAN)

·         Air Conditioner (AC)

·         Loudspeaker

·         Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

·         Air Curtain (Tirai Udara)

·         Vacum Cleaner

D   PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN UMUM MESIN KANTOR

1.      Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaatnya yaitu:

a.       Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

c.       Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

e.       Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

2.      Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a.       Menurut kurun waktu

·         Pemeliharaan sehari – hari

·         Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

·         Barang bergerak

·         Barang tidak bergerak

3.      Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur

b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing

d.      Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar

e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya

4.      Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a.       Kontrak pemeliharaan

b.      Servis perorangan

c.       Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

a.       Mesin Tik Manual

·         Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus

·         Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

·         Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

·         Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder

·         Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik

·         Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

·         Apabila menggunakn cairan  penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering

b.      Mesin Tik Elektrik

·         Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

·         Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

·         Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

·         Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

·         Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor

·         Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

·         Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin

c.       Mesin Pelubang Kertas

·         Bersihkan lubang setiap saat

·         Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

·         Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh

·         Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas

d.      Mesin Penomor

·         Bersihkan bak tinta

·         Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

·         Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

·         Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

e.       Mesin Penjepret Kertas

·         Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret

·         Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

·         Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin Pemotong Kertas

·         Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

·         Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

·         Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

g.      Mesin Stensil Manual

·         Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih

·         Bersihkan baki kertas dan baki penadah

·         Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri

·         Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan

h.      Mesin Stensil Elektrik

·         Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih

·         Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat

·         Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

·         Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

·         Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

·         Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

BAB III

PENUTUP

3.1       Simpulan

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor.

daftar pustaka

http://umymasrurohsy.blogspot.com/2014/04/perlengkapan-kantor.html

 http://margadefitama14.blogspot.com/2014/12/makalah-perlengkapan-kantor-dan.html